Quem está obrigado a registar os tempos de trabalho
O artigo 202.º do Código do Trabalho determina que o empregador mantém o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores isentos de horário, em local acessível e de forma a permitir a sua consulta imediata.
A lei não distingue a dimensão da empresa: a obrigação aplica-se tanto a uma equipa de cinco pessoas como a uma organização com centenas de colaboradores. A isenção de horário também não dispensa o registo, porque muda as regras sobre os limites do horário, mas não a necessidade de saber quanto se trabalhou.
O que tem de constar do registo
O registo deve permitir apurar o número de horas trabalhadas por cada trabalhador, por dia e por semana. Para isso, tem de indicar:
- a hora de início do tempo de trabalho;
- a hora de fim do tempo de trabalho;
- as interrupções ou intervalos que não contam como tempo de trabalho, como a pausa de almoço.
Um registo que só indica “presente” ou o total de horas do dia não cumpre este requisito: é preciso conseguir reconstituir o horário efetivamente praticado.
Trabalho fora das instalações da empresa
Para quem trabalha fora das instalações, como equipas em obra, técnicos no terreno ou comerciais, a lei prevê uma regra específica: o empregador deve garantir que o trabalhador assina o registo logo após regressar às instalações, ou que o envia devidamente assinado, de forma a chegar ao empregador no prazo de 15 dias.
Na prática, é aqui que os registos em papel mais falham: folhas preenchidas de memória, entregues com atraso ou perdidas. Um registo digital feito no momento da picagem, por telemóvel ou num terminal no local, resolve o problema na origem.
Durante quanto tempo guardar os registos
Os registos de tempos de trabalho têm de ser conservados durante cinco anos. Este prazo é relevante em inspeções e em eventuais litígios sobre horas trabalhadas, pelo que convém garantir que o arquivo é completo, legível e fácil de pesquisar.
Papel, Excel ou digital: o que é aceite
A lei não impõe um formato. Exige que o registo seja completo, permita apurar as horas por dia e por semana e esteja disponível para consulta imediata. Em teoria, uma folha em papel ou um ficheiro Excel podem cumprir. Na prática, há riscos:
Registo de tempos e proteção de dados
Os registos de assiduidade são dados pessoais e estão sujeitos ao RGPD e à Lei n.º 58/2019. Três pontos a ter em conta:
- Biometria: o artigo 28.º, n.º 6, da Lei n.º 58/2019 considera legítimo o tratamento de dados biométricos dos trabalhadores apenas para controlo de assiduidade e de acessos às instalações, usando representações dos dados que não permitam reconstituir a informação original.
- Geolocalização: como boa prática, limite a recolha ao momento da picagem e às áreas de trabalho definidas.
- Transparência: informe os trabalhadores sobre que dados são recolhidos, para que fim e durante quanto tempo são guardados.
O que arrisca quem não cumpre
A violação do artigo 202.º constitui contraordenação grave. O valor da coima depende do volume de negócios da empresa e do grau de culpa, nos termos do artigo 554.º do Código do Trabalho. A fiscalização cabe à Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).
Checklist para estar em conformidade
- Registe os tempos de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário.
- Garanta que o registo mostra entrada, saída e intervalos.
- Confirme que consegue apurar as horas por dia e por semana de cada pessoa.
- Tenha o registo acessível para consulta imediata.
- Para trabalho fora das instalações, assegure a assinatura no regresso ou no prazo de 15 dias.
- Conserve os registos durante cinco anos.
- Informe os trabalhadores sobre o tratamento dos seus dados.